Аудитор – это помощник

 

Держать "руку на пульсе".

b1.jpg

                             

Ольга Павловна Батулько, Заместитель Генерального директора по качеству

Важнейшим элементом производственной системы НПО «МИР» является система внутреннего аудита,
находящаяся в ведении отдела Управления Качеством. Работа внутреннего аудита повышает устойчивость нашей системы управления и создает условия для дальнейшего развития. О работе внутреннего аудита рассказывает Заместитель Генерального директора по качеству Ольга Павловна Батулько.
Нашими первыми аудиторами внутренних проверок были сотрудники, с которыми мы внедряли наш первый инструмент управления качеством в 2002 году – Контрольные точки. Конечно, тогда мы их так не называли. И у нас еще не было сертификатов ИСО, наличие которых делает внутренний аудит обязательным. Сотрудники, которые назначались ответственными за контрольные точки, по сути, были аудиторами – контролировали процессы в узких местах. По итогам их работы проводился анализ причин несоответствий, разрабатывались корректирующие действия.
С внедрением ИСО 9001 мы занялись организацией системы внутреннего аудита. Требования стандарта обязуют проводить внутренний аудит, но организация сама определяет, каким образом это происходит. В решении этой задачи есть два основных пути – нанимать специальных сотрудников в службу внутреннего аудита, которые будут профессионально заниматься только этим, либо привлекать сотрудников линейных подразделений. Когда мы создавали систему внутреннего аудита, информации было мало, но интуитивно был сделан правильный выбор – в пользу привлечения сотрудников подразделений. Позже, изучая опыт зарубежных и отечественных компаний, мы поняли, что пошли правильным путем, вовлекая линейных сотрудников в процесс контроля, ведь они лучше ориентируется в распределении функций и задач внутри организации, поэтому более эффективны.
Поскольку наработанный опыт вовлечения персонала в процесс контроля оказался удачным, он был распространен и на систему упорядочения «Кристалл», внедренную в 2005 г. Основа системы «Кристалл» – вовлеченный персонал. Работу этой системы проверяют на нашем предприятии специально обученные аудиторы из числа сотрудников подразделений.
Еще одним направлением работы системы внутреннего аудита является проверка выполнения требований системы «Луч», в которую входят требования регламентов рабочих процессов, к визуализации целей и результатов, к обучению персонала.
Каждое из трех перечисленных выше направлений требует от внутренних аудиторов дополнительных знаний, поэтому наши аудиторы специализируются по направлениям и регулярно обучаются.
По результатам проверок разрабатываются корректирующие и предупреждающие действия. Внутренние аудиторы, контролируя сроки выполнения, держат «руку на пульсе», что бы удостовериться: работа по улучшению деятельности ведется. Кроме того, работая в своих подразделениях, они сами улучшают свою деятельность, и вовлекают своих коллег в процесс улучшений. Так же нужно отметить, что аудиторы являются связующим звеном между сотрудниками и руководством. Сотрудники легче идут на контакт с внутренним аудитором, который понимает процессы «изнутри», открыто высказывают замечания и предложения.
Свежий взгляд аудитора со стороны во время проверки выявляет места для улучшения, что дает руководителю повод задуматься и что-то улучшить в своей работе. Задача аудиторов – быть помощниками. У нас за всю историю внутренних аудитов никого не наказали за найденные несоответствия. Это целенаправленная политика, поскольку первое же наказание сразу же ориентирует сотрудников на защиту, уничтожив желание заниматься улучшениями.
Поэтому в обучении аудиторов мы уделяем внимание не только их знаниям процедур и процессов, но и учим корректному общению, умению расположить собеседника.
В целом же, наша система внутреннего аудита, без особых изменений функционирует уже более 10 лет. И это, и успехи предприятия говорят о том, что внутренние аудиторы со своими задачами справляются.

                                                      b2.jpg                                                                     

Илья Фадеев, аудитор системы "Луч" и ИСМ.


Илья, Вы, помимо вашей основной работы, – аудитор, почему?
Я стал аудитором систем «Луч» и ИСМ два года назад потому что это напрямую перекликается с моими должностными обязанностями - оказанием консультаций пользователями корпоративных информационных систем и написанием инструкций и документации к ПО. Деятельность моя как аудитора помогает мне лучше узнать, как работают смежные подразделения, процессы в них, наладить личные контакты и более эффективно выполнять мои обязанности. Это подспорье в моей работе. Да и самому интересно.
В чем ваша обязанность как аудитора?
Я проверяю соответствие рабочих процессов регламентам и стандартам. Также я отвечаю за проверку визуализации на стендах, проверку Контрольных точек. Нас соответствующим образом обучают, в частности, мы учились летом 2015 года, когда приезжал специалист по стандартам ИСО. Он помог мне существенно углубить знания в этой области.

Сложно ли быть аудитором? Много времени занимает эта работа?
Сам аудит – не очень продолжителен, но при подготовке к аудиту приходится тратить время. Иногда нужно оставаться после работы, разобраться, почитать регламенты, стандарты подразделения, проверить состояние контрольных точек. А затем подумать, какие вопросы я задам руководителю подразделения. Эта подготовительная работа требует времени.
Тот материал, который Вы наработали по итогам аудита, как он потом используется?
Итоги внутреннего аудита носят рекомендательный характер и ни в коем случае не послужат для наказания. Результаты доводятся до руководителя подразделения. Это помогает ему увидеть со стороны свою работу, устранить несоответствия, спасает от «замыливания» взгляда.


в раздел>>